Office 365 dla szkół

Microsoft Office to świetna opcja dla każdego, łącznie z uczniami i studentami. Twórcy pakietu wzięli pod uwagę potrzeby i oczekiwania osób kontynuujących edukację, wypuszczając na rynek coś jeszcze lepszego — MS Office 365. Innowacyjność tego pakietu polega na tym, że może być używany nie tylko w trybie stacjonarnym, ale też zdalnym w chmurze. Oznacza to, że wystarczy mieć dostęp do Internetu, aby korzystać ze wszystkich funkcjonalności Office 365. Co więcej, rozwiązania stworzone dla edukacji są zupełnie darmowe w ramach Office 365 A1.

Możliwości Microsoft Office 365 dla edukacji — czego oczekiwać od platformy?

Nauka w trybie zdalnym, w dowolnym miejscu i czasie stała się możliwa dzięki MS Office 365. Materiały i zadania mogą być udostępniane wszystkim uczniom lub poszczególnym grupom w trybie online. Uczniowie i nauczyciele oraz studenci i wykładowcy mogą swobodnie współpracować ze sobą, korzystając ze zdalnych komunikatorów.

Coraz częściej spotyka się zajęcia w formie interaktywnej, w których można uczestniczyć, siedząc wygodnie w domu przed ekranem dowolnego urządzenia mobilnego (laptopa, komputera, tabletu, smartfona). Z Microsoft Office 365 możliwe stało się uczenie, komunikowanie i współpracowanie z wieloma osobami jednocześnie. Funkcje udostępnienia prezentacji i tablicy cyfrowej pozwalają na organizowanie i prowadzenie lekcji online.

Co więcej, mogą być one nawet nagrywane, po czym odtwarzane w trybie offline, dzięki czemu żadnego ucznia nic nie ominie pod jego nieobecność. W czasie rzeczywistym można przeprowadzać wydarzenia Live dla aż dziesięciu tysięcy uczniów lub studentów. Na organizowanie tego typu seminarium pozwala narzędzie Teams Live Events, które obsługuje transmisje na dużą skalę z opcją moderowania pytań i interakcji z widownią.

Skład pakietu Office 365 dla placówek edukacyjnych

Office 365 Education to całkowicie bezpłatne narzędzie dla uczniów i studentów oraz nauczycieli, wykładowców i pracowników administracyjnych. Można korzystać z programów takich jak Word, PowerPoint, Excel, OneNote, OneDrive, Poczta, Kalendarz, Sway, Video, Forms, Planner i Yammer.

Notes zajęć stanowi dla ucznia obszar roboczy, w którym przechowywane są wszystkie materiały edukacyjne. Do wykorzystania jest aż 1 TB miejsca, co pozwala na przechowywanie i udostępnianie ogromnej ilości plików — od prezentacji multimedialnych po skany podręczników i nagrania wykładów. Z kolei skrzynka odbiorcza w przypadku poczty e-mail ma rozmiar 50 GB, co wystarcza na wieloletnią korespondencję akademicką.

Funkcje pracy zespołowej i zarządzania zajęciami

W Office 365 dla szkół można liczyć na nieograniczone spotkania online oraz kontaktowanie się z innymi użytkownikami w czasie rzeczywistym za pomocą czatu, połączeń głosowych i wideo. Do dyspozycji jest witryna internetowa dla zespołów do zarządzania ustawieniami dotyczącymi bezpieczeństwa, w której administrator może nadawać uprawnienia, monitorować aktywność użytkowników oraz kontrolować dostęp do wrażliwych danych.

Współpraca pracowników została ułatwiona dzięki sieci społecznościowej Yammer, która działa na zasadzie wewnętrznego Facebooka placówki edukacyjnej. Zajęcia mogą być organizowane zdalnie dzięki opcji tworzenia interaktywnych lekcji opartych na sieci Web, w których uczniowie odpowiadają na pytania, rozwiązują quizy i uczestniczą w dyskusjach moderowanych przez prowadzącego.

Rozszerzone wersje pakietu — Education E5 i ProPlus

Wszystko może odbywać się w przeglądarce internetowej lub bezpośrednio na urządzeniu mobilnym, także na smartfonie z systemem Android lub iOS. W przypadku wersji Office 365 Education E5 można liczyć na szereg dodatkowych funkcjonalności:

• zaawansowane zabezpieczenia danych zgodne z normami ochrony danych osobowych (RODO)
• zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych i archiwizacja z funkcją e-Discovery
• narzędzia do analizy danych i raportowania aktywności użytkowników
• usługa Cloud PBX do zarządzania połączeniami w chmurze, eliminująca potrzebę tradycyjnej centrali telefonicznej
• połączenia konferencyjne z siecią PSTN umożliwiające dołączanie do spotkań z telefonów stacjonarnych

Możliwe jest także wybranie Office 365 ProPlus lub Office 365 ProPlus Benefit, które dają dostęp do pełnych, instalowanych na dysku wersji aplikacji Office z funkcjami niedostępnymi w wersjach webowych.

Uruchamianie usługi — procedura rejestracji i konfiguracji kont

Z pakietu Microsoft Office 365 A1 mogą korzystać wszyscy uczniowie i studenci bez ponoszenia opłat. Jest to całkowicie darmowe narzędzie, ale należy uruchomić usługę dla szkoły. Trzeba zarejestrować Office 365 na stronie http://aka.ms/Office365edupl, co może zrobić szkolny administrator IT lub osoba odpowiedzialna za infrastrukturę informatyczną placówki.

Wypełnienie formularza rejestracyjnego

Po kliknięciu w zielony przycisk oznaczony napisem „Rozpocznij pracę – bezpłatnie” strona przekieruje do formularza online, który trzeba wypełnić, aby utworzyć konto i móc zacząć korzystać z usług w wersji próbnej. W formularzu wpisuje się:

1. imię i nazwisko administratora
2. służbowy adres e-mail (z domeny szkoły lub uczelni)
3. służbowy numer telefonu kontaktowego
4. nazwę placówki edukacyjnej
5. rodzaj organizacji (szkoła podstawowa, liceum, uczelnia wyższa itp.)

Kolejnym krokiem będzie dodanie istniejącej domeny używanej przez jednostkę edukacyjną, co trzeba zrobić w ciągu trzydziestu dni od zarejestrowania się. Możliwe jest utworzenie konta dla maksymalnie 25 uczniów i studentów oraz 25 nauczycieli i wykładowców w ramach wersji próbnej.

Weryfikacja domeny i zakup licencji

Podana domena edukacyjna jest weryfikowana przez Microsoft pod kątem autentyczności placówki — sprawdzane są wpisy DNS oraz status akredytacji instytucji. Jeśli uzyska uprawnienia do korzystania z darmowej usługi Office 365 Education, będzie można przejść do kolejnego etapu.

Administrator musi przejść do zakładki Rozliczenia, następnie Zakup Usług i dokonać zakupu licencji za 0 złotych dla wybranych uczniów, studentów, nauczycieli i wykładowców. Ta formalność jest wymagana przez system, mimo że faktycznie nie pobierane są żadne opłaty.

Przepisanie użytkowników do wersji docelowej

Na tym jednak nie koniec, bo trzeba jeszcze przepisać użytkowników korzystających z wersji próbnej do wersji docelowej MS Office 365. W tym celu należy przejść do zakładki Użytkownicy, po czym Aktywni użytkownicy w panelu administratora. Najwygodniejszym i najszybszym sposobem będzie utworzenie kont zbiorczo, czyli przez import pliku CSV zawierającego dane logowania i role poszczególnych osób.

Każdy użytkownik usługi będzie miał przypisaną odpowiednią licencję z pakietu Office 365 A1, która automatycznie aktywuje dostęp do wszystkich zasobów w chmurze i aplikacji webowych. Na koniec pozostaje rozesłać wszystkim ich indywidualne loginy i hasła, najlepiej za pośrednictwem bezpiecznego kanału komunikacji, takiego jak dziennik elektroniczny lub dedykowany portal uczniowski.